A nadie le gusta el papeleo. De hecho, una de las mayores quejas sobre el papeleo es que las tareas administrativas nos alejan del trabajo o del servicio que nos gusta prestar. Pero aquí está la trampa. Sin una correcta gestión y administración de los documentos y archivos, los servicios que prestamos a nuestras empresas, clientes, proveedores y distribuidores no pueden realizarse en todo su potencial.
En el sector de la construcción, a menudo trabajamos con diferentes partes interesadas clave en un mundo cada vez más complicado y digitalizado, por lo que es más importante que nunca que toda la información esté organizada en una ubicación central y sea accesible para todas las partes necesarias. Los softwares de gestión de documentos permiten hacer precisamente eso, y si aún no estás utilizando un sistema de gestión de documentos, deberías hacerlo. Deja que la gestión de documentos gestione el papeleo, para que puedas centrarte en lo que te gusta hacer.
¿Qué es la gestión de documentos y para qué sirve?
¿Qué es la gestión de documentos?
Tal como suena, la gestión de documentos se refiere al sistema de almacenamiento, organización y seguimiento de los documentos electrónicos que pertenecen a una empresa u organización en una plataforma o ubicación digital centralizada. En el contexto de la industria de la construcción, esto puede incluir la gestión de documentos como planos, contratos, diseños, planes y hojas de pedido, entre muchos otros, que son fundamentales para garantizar el éxito y la finalización puntual de un proyecto.
Atrás quedaron los días en los que los documentos se escaneaban, copiaban e imprimían, para luego ser metidos en archivadores llenos hasta los topes.
¿Para qué sirve?
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos se utilizan para hacer un seguimiento de toda la variedad de archivos en línea que componen un proyecto o que son necesarios para el funcionamiento de su empresa. En cierto modo, la gestión de documentos es la columna vertebral de la gestión de la construcción y también puede utilizarse para establecer procedimientos de control de documentos y automatizar determinados pasos de la gestión de proyectos.
¿Por qué es importante tener un sistema de gestión de documentos?
Según un informe reciente, el 66% de las empresas del sector de la construcción afirman que pasan más de una cuarta parte de sus horas de trabajo esperando a que se realice el trabajo, lo que refuerza la afirmación de que el sector está plagado de ineficiencias. El software de gestión de documentos, como servicio independiente o como parte de un sistema integral de gestión empresarial, puede ayudar a que tu empresa funcione de forma más fluida y eficiente.
Las soluciones de gestión de documentos ayudan a mejorar la comunicación y la gestión interna, por ejemplo, entre el equipo de gestión de proyectos y el departamento de contabilidad o entre tus trabajadores en la obra y tus empleados en la oficina. Las facturas o las actualizaciones importantes de la obra pueden compartirse en directo, lo que produce numerosos beneficios relacionados con el coste y el tiempo.
Estos sistemas también ayudan a mejorar las relaciones entre su empresa y las diferentes partes interesadas. Los documentos compartidos pueden cargarse en una base de datos central, lo que significa que no se pierde el tiempo ni se esperan planes o presupuestos que ralenticen los plazos. Con la comunicación inmediata entre sus diferentes equipos, también se reduce el potencial de accidentes y riesgos in situ, lo cual es fundamental si se tiene en cuenta que el 78% de las empresas de construcción e ingeniería creen que los riesgos de los proyectos están aumentando.
Además de ahorrar tiempo y reducir los riesgos y los costes, el software de gestión de documentos puede aumentar la productividad, ya que se pueden documentar notas detalladas durante un proyecto y evaluarlas posteriormente para examinar lo que ha funcionado y lo que no.
Diferentes tipos de software de gestión documental
No todos los sistemas de software de gestión documental están diseñados de la misma manera. Antes de decidir qué sistema es el más adecuado para ti, piensa en cómo está estructurada tu empresa, quiénes son tus partes interesadas, dónde están las oportunidades de mejora y qué necesitas de un sistema de gestión documental.
Los ejemplos más comunes de sistemas de gestión de documentos son:
- Gestión de contenidos
- Gestión de flujos de trabajo
- Gestión de registros
- Imágenes de documentos
- Gestión de contenidos empresariales
Estos diferentes tipos de sistemas pueden estar basados en un servidor, en la nube, en la web o ser gestionados a través de una base de datos en línea.
Ejemplos de empresas de gestión de documentos
ProPlanner
ProPlanner es un ecosistema de colaboración que integra a todos los actores de una obra de construcción, mejorando la forma en que se construyen los proyectos de construcción. Esto se realiza a través de una plataforma de colaboración, web y móvil, para gestionar proyectos de ingeniería y construcción basados en tecnologías Lean-BIM.
Voyage Control
Voyage Control es una plataforma SaaS que ayuda a las empresas de construcción a gestionar su logística y cadena de suministro de manera más eficiente y satisfaciendo sus necesidades de cumplimiento. Los beneficios de utilizar Voyage Control incluyen la optimización de los procesos operativos, mejora de la seguridad, reducción de la congestión, mejora del cumplimiento de los conductores y el beneficio del medio ambiente.
Aecore
Aecore es un contratista verticalmente integrado que combina el diseño arquitectónico, la contratación de materiales y los servicios de construcción, utilizando su propio software para ofrecer una solución completa a sus clientes. Su software propio ayuda a gestionar procesos de principio a fin, simplificando las complejidades que se plantean en la construcción y automatiza gran parte de la contabilidad y administración de un proyecto.
StructionSite
StructionSite es una startup basada en Estados Unidos que crea modelos digitales de obras mediante cámaras 360 grados que nutren de datos al software desarrollado, el cual digitaliza y documenta los avances de una obra de construcción. StructionSite eficientiza la fase de construcción de un proyecto reduciendo el tiempo y ofreciendo información contextualizada que permite tomar decisiones estratégicas y favorece la coordinación entre los actores que intervienen.
CEMEX Ventures y la gestión de documentos
No somos ajenos a la realidad de que nuestra industria es una de las más fragmentadas y menos digitalizadas del mundo. Pero no tiene por qué seguir siendo así.
¿Tienes una solución que utilice la tecnología para mejorar la productividad del sector? Ponte en contacto con nosotros y revolucionemos juntos el sector. Las oportunidades son infinitas.
